工作方法的9个基本问题

    遵循以下三个非常简单的原则，往往就能给我们的工作方法带来明显的变化和提高。首先，拿电话前，我们应该问问自己是否还有别的通信方式可以帮助我们更好地达到目的。第二，如果确认电话是最好的方式，那么，我们对通话的内容应当有所准备；否则，通话很容易就会沦为非常耗时的闲聊。第三，我们不应把电话分散在一天中的不同时段打；相反，如果可能的话，每天留出一块完整的时间专门打电话。

    虽然电话仍然很重要，甚至会更重要，但是，它的缺点是不准确、绕弯子。

    使用传真、电子邮件和信件，几乎完全可以避免这些缺点。即使那些长时间使用电话的人也都在写东西时简洁地表达自己的意思。而且，文字交流常常会比口头交流更准确。

    准备文件

    管理者不仅需要读很多东西，也需要写很多东西。即使在未来，这种状况也不会有很大程度的改变。因此，我们需要一种高效的准备文件的技巧，它也是工作方法中的一个组成部分。同时，还应该注意，文件是打印出来的还是电子版形式并不重要。

    因此，我们需要考虑自己应该对语音文字录入程序和文字处理程序采取什么态度。目前仍然有许多管理者，辛苦地用手写材料，然后把这些通常难以辨认的手稿递给秘书区打字。输入计算机的草稿几经修改，才成了终稿。由于准备文件方面的技术已经取得很大进步，所以，只有在极少数情况下，这种石器时代的方式才是合适的。

    我特别不赞成高层管理者亲自打印信件。据我观察，哪怕是普通的秘书，其打字速度也要比这些管理层快得多。管理者至少应拥有一部声控的语音录入机器。这种机器可以提高生产力，而且管理者并不需要待在办公室里（通过电话也行）。另外一种类似的方法是让秘书直接根据你的话在电脑键盘上输入相关内容。这种方法有时更可行，因为人们可以在屏幕上直接修改。然而，这要比语音录入机器慢很多。不过，这种语音录入机器唯一的不足是：管理者需要经过一段时间练习才能使用它，并且，如果想用其录入复杂的文字内容，人们还需要做更多的准备工作。这也是阻碍管理者使用这种机器的唯一原因。即使在不讲的将来对声音非常敏感的机器发明出来了，前面所讲的提高效能的原则也不会改变。相反，它们将会变得更加重要。

    日常事务和预约

    我建议每位管理者都建立一套比较完善的处理日常事务和预约的系统。如果配有秘书，那么，这套系统就没那么重要了。在这方面，我么可以有一定的选择空间。然而，毫无疑问，肯定会让管理者以最快的速度失去威信、信誉和效率的一种选择，就是漫不经心地处理日常事务和各种约定。我们需要一种“万无一失”的二次提醒系统。经过管理者办公桌的每一件事，哪怕是最不重要的，也必须纳入这个系统中。

    我们必须能够问心无愧地说：我不会遗忘什么东西。我们必须做好相关的跟进和实施工作，这方面的不足往往是公司执行力差的最重要原因。近期以来，理论界常常人为执行力方面的缺陷是由企业文化中的某些因素引起的。并且，人们也尝试着采取一些相关措施去消除这些因素。但是，实际上，执行力差的真正原因只有两个：首先，我们承担了过多的差异很大的工作任务；第二，我们没能做好跟进实施工作。