工作方法的9个基本问题

但是，如果我们不给自己设定一个重新开始、进行改变的时间点，那么，一切都不会改变。那些不能控制时间、只能偶尔高效利用时间的人，将永远不会成为真正的管理者。提升自己的时间管理能力，应当始于自问下面这个问题：“我应该停止做什么？”

    处理输入

    各种事务总是不断地涌向管理者的办公桌或电脑中，从未停止。我把这样的事情都统称为“输入”。

    因此，每个管理者都需要有一种应对众多事务的工作方法，我称之为“输入处理系统”。有些管理者总能成功地拥有一张“清静”的办公桌。而其他大部分管理者的办公桌，则或多或少地堆积着杂乱无章的东西——整理过的或未经整理的一摞摞信函、报告、备忘录、文件、记录、报纸、杂志和书等。许多人不仅桌子上满得不得了，而且办公室里的各种平面物体上也都堆满了东西，甚至不少人还用上了地板。

    这是不该发生的事情。当然，我不想得出“干净的桌面就等于高效管理”的结论。毕竟，这不一定成立。有的人办公桌上整齐有序，最后却一事无成，而有的人虽然东西摆放杂乱，却非常高效。但不管是纳种情况，我们都应该处理好每周、每天、每个小时的“输入”。一位懂得如何把杂乱无章转变为井然有序（至少是暂时的有序）的优秀秘书，在这方面会对我们有很大帮助。然而，不是每个人都配有秘书，当然更不用说好秘书了。

    一套有价值的“输入处理系统”，源于几个简单的问题：我自己必须做什么？我必须让别人做什么？哪些事情可以晚点儿做或者因为需要较多时间而不得不以后再做？这些问题，或者说是对它们的回答，包含了如何在重要事务与紧急事务之间进行抉择以及如何对下属授权的技巧。

    沟通工具：电话、传真、电子邮件

    通信技术已经取得巨大进步这一事实无须多说。然而，沟通本身是否得到了改善依然让人存疑。依我看，沟通变得更差了。这又一个明显的信号：几乎每家公司甚至最近还有一些小公司都把最大的难题看做沟通上的困难。但是，我们不应当指责通信技术，因为即使在最小的公司和组织中，现代通信技术也已经很普及了。通信技术当然不能取代沟通，毕竟，技术只是一种工具，只有合理地利用它们，才能起到提高效率的作用。

    虽然电子通信产品不断推陈出现，但是对于大多数管理者而言，电话仍是最重要的。电话是一件让人喜爱的工具，因为它提高了效率。但是同时，电话，尤其是移动电话，也会给管理者造成麻烦甚至让人恐惧。因此，管理者们必须做出一项清醒的决定：理智地使用电话，否则，他们将沦为电话的奴隶。

    大多数人打电话很随意。当他们脑子中有了一个新想法或者从外界因素中获得新思路时，他们就会仅凭着冲动和直觉拨通电话。这种做法通常是错误的。尽管就像我所强调的那样，对待工作方法中的基本问题以及如何使用电话每个人都可以而且应该有自己的态度，但是，随意地、冲动地打电话通常不是什么好的工作方法。

    人们不仅自己随意地使用电话，而且有时候，尽管自己非常繁忙，他们也允许别人给自己打电话，或者不加选择地接听所有电话。虽然我承认，对于某些职位和情况，我们不得不这样做，别去选择，我们必须学着适应，但是，总的来看，这并不是一种好的工作方法。