职场风声：巧设空间促交流

    过去，员工闲聊常会受到老板的限制或禁止，后者认为这是不专心工作的表现。现在我们知道，员工时不时地聚在一起相互交谈有利于合作和创新。有些公司还特意为此设计了相应的办公布局，希望以此促进员工之间的交流，但结果事与愿违。

    本文作者的研究揭示，无论是现实世界还是虚拟世界，工作空间能否促进员工交流，主要取决于以下三个维度的平衡：邻近性、私密性和许可权。工作空间一方面要移除障碍、让人们相聚，另一方面又要有足够的私密性，让人不必担心被偷听或受到打扰；此外，这种空间还应凸显出人们拥有自由聚集、畅所欲言的权利。

    邻近性麻省理工学院组织心理学教授托马斯??艾伦有一个著名发现：员工的交流频率随着办公室之间相隔距离的增加而呈指数级下降。不过，影响非正式交流的并不仅仅是物理空间因素，还有社会和心理因素。事实上，物理空间的中心往往不如功能中心重要。比如，靠近出入口、洗手间、电梯、复印机、咖啡机、饮水机等都属于功能中心，可以汇聚人流。要促进思想的传播和分享，公司就应当创建包含多种共享资源的空间。

    对于虚拟空间里的员工来说，随时开放的视频连接和即时信息交流也能拉近彼此的距离。许多应用程序，如MSN、Skype、Twitter等，都能让人们感受到周围其他人的存在，可以随时保持联系沟通，关键是这些程序要经常保持开启状态，并且做到一键连通。在虚拟环境中，你需要核心角色来挑头担纲、摇旗呐喊。与此同时还要有一群活跃的常客参与其中，才能让虚拟环境中的交流经久不衰。

    私密性为保护私密性，实体空间首先必须确保人们在交谈时不会被第三方偷听。要做到这一点，在空间的设计上就必须考虑到可见性和声学因素。如果别人看不见你在和谁交谈，而你又能看到有人接近或者处于耳力能及的范围之内，私密性就会增强。真正的私密性在于你能够控制他人接近你，能够选择是否与人交流。“角落”是非正式交流的理想场所：它属于公共场所的一部分，人们可以在此邂逅；同时它又提供了足够的私密性，适合私下交流。

    在虚拟空间里，清晰界定谁对哪个群的空间拥有访问权，有助于保护在线隐私。任何组织都不可能保证绝对的私密性。但是，明确告知公司政策，让员工知道什么人在什么条件下可以查看网上交流内容，员工就会觉得心里更踏实。

    许可权文化和习俗决定了我们会认为哪些行为在特定环境中是适当的。在办公场所，如果员工普遍认为某个空间是舒适自然的交流场所，那么必然是这家公司的企业文化就是这么认为的。因此，企业文化必须传达出鼓励轻松交谈的信息。除此之外，舒适的家具以及显然与工作相关的设备（如复印机）等，都有助于传达这种信号。员工们喝着咖啡闲聊可能让老板大皱眉头，但是在等候复印时聊天就不会有任何问题。此外，领导者应当身先士卒，让大家看到公司期望和鼓励什么样的行为。

    长时间保持开放的共享虚拟工作空间和视频连接，实际上传达出了一种许可：员工可以将它用于非正式交流。

    最后，特别要强调的是，真正重要的并不是现实空间或虚拟空间提供了多少邻近性、私密性和许可权，而是三者之间的平衡。失衡的设计更有可能抑制而不是促进员工之间有益的交流。技术可以帮助拉近世界各地同事之间的距离，但是彼此的联系若无节制，则会削弱私密性，让人觉得无法承受。