如果我们也无法确定拟请的客人名单时，请教或委托他人是个好办法。例如，为达到某个目的，领导想约某个部门的有关人员一起坐一坐。邀请的工作落到了你的头上，而你对该请谁也心中无底的话，最好的办法是向熟悉该部门情况的人员（最好是该部门内部的人）请教，这样得出的结果应该不会有太大的偏差。考虑周全的另一层含义是在确定客人名单时切忌搞大杂烩，有些人请客喜欢热闹或图省事，请一次客就想把所有问题都解决了，也不考虑客人之间是否有关联，是否愿意坐在一起。其结果就会冲淡主题，达不到应有的目的，甚至还会落个不欢而散的结局。
在确定客人名单后，还应确定陪同人员名单。这里有几个原则：一是要考虑双方级别和人数的对等。所谓级别对等是指在可能的情况下，已方第一主陪人的身份要等于或略高于第一客人的身份，因为第一主人的身份直接决定了宴请规格的高低；所谓人数对等是指主客双方出席的人数不应过分悬殊。己方人数过少是对客人的不够尊重，过多则显得不雅。二是与宴请主题无关或对宴请目的没有帮衬作用的人最好不要出现在宴会上。
（2）确定宴请的地点。
要根据宴会的不同性质选择相应的设宴地点，尽量做到有独特的风格，并考虑在何种规格下招待客人。如果是比较熟识的朋友，又无明确的宴请主题，只是为了联络一下感情，为今后办事做铺垫的话，那么地点和人员的选择都可以随意一些，席间的气氛也应力求轻松自然。
如果有比较重要的人物到场，在宴请地点的选择上则不能过于随意，因为饭店的档次是身份与诚意的象征。如果客人不愿意被更多的人发现自己的行踪，则应选择一个比较清静的地点。
确定宴请地点时，应提前与饭店取得联系，最好能做一下实地考察，对房间内外的环境以及宴请菜单都要做一番认真检查，并就开宴时间等相关事项向饭店提出明确要求，以免发生意外。
（3）发出邀请。
邀请的方式可以灵活多样，当面邀请、电话邀请、发请柬邀请都可以，但一定要郑重诚恳，使被邀请的人感到你的诚意。宴请的时间、地点、主要出席人及赴宴方式等细节要表述清楚准确，不要使人产生歧义。另外，如果时间允许，应提前三至五天发出邀请，以便对方有充分的准备时间。而宴请当天还要再提醒一次，以免客人忘记。
（4）抵达饭店。
对于较重要的客人应主动派专车去接，这里面除了表示对客人的尊重外，还可以利用接送（有接必有送）之机搞清客人家的住址，便于今后的拜访。另一方面，这样还可以省去照顾对方司机的麻烦。
请客一方应比客人提前到达，到达后应对周围的环境、桌椅的摆设、菜品的准备等事项作出安排或调整。这里特别强调一下每桌座椅及餐具的数量，除非有临时增减人员的情况，否则要做到每桌座椅及餐具的数量与入席的人数相一致，因为在客人来到后再临时调整（特别是临时增加）座椅和餐具不仅会使宴会显得混乱无序，同时也是对客人的极大的不礼貌，人家可能会想：我是不是多余的？
一切准备就绪之后，我们就该到饭店大门外去迎候客人的到来了，如果客人的级别较高，还应提醒第一主人到外面迎候。
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